Wie im ersten Teil versprochen, zeige ich Dir nach und nach Methoden und Hilfsmittel, die Dir Zeit sparen werden. Also...
Du willst mehr Freizeit? Hier gehts weiter:
(es ist seeeehr viel Text, nimm dir Zeit, es lohnt sich!)
(es ist seeeehr viel Text, nimm dir Zeit, es lohnt sich!)
Getting Things Done (GTD)
Das Erste, was ich Dir zeigen möchte, ist eine Selbstmanagementmethode. Oh Moment, bevor wir anfangen GTD zu erklären: was ist eigentlich "Selbstmanagement"?
Schlagen wir kurz nach (Quelle: Wikipedia):
Der Begriff Selbstmanagement bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten.
Dazu gehören Teilkompetenzen wie zum Beispiel
- selbstständige Motivation,
- Zielsetzung,
- Planung, Organisation,
- Lernfähigkeit und
- Erfolgskontrolle durch Feedback.
GTD ist primär ein Werkzeug zur Planung. Es geht darum, Aufgaben ("Dinge") nach und nach abzuarbeiten. Aufgaben sind dabei alles, vom Einkaufen bis zum monatelangen Projekt. Privat sowie Beruflich.
Dazu gehören auch Ziele, und der Weg, diese zu erreichen.
Durch das aufschreiben aller zu erledigender Aufgaben hast Du den Kopf frei für Neues, durch das zügige Erledigen der Aufgaben hast Du mehr Freizeit, somit wird sich die Anwendung von GTD auch positiv auf Deine Selbst-Motivation auswirken.
Du siehst also, GTD kann sehr viel für dich erreichen, dann ist es sicher mega-kompliziert?
Nein. GTD lässt sich mit einfachsten Hilfsmitteln durchführen.
Du brauchst dazu nicht mal einen Computer.
Warum GTD?
Was bringt Dir die Anwendung von GTD? Warum der Aufwand?
- GTD macht den Kopf frei. Du kannst Dich auf deine Aufgabe konzentrieren.
- Mit GTD wird alles notiert, Du kannst nichts mehr vergessen.
- Mit GTD können einzelne Aufgaben erledigt, oder ganze Projekte geplant werden.
- GTD benötigt recht wenig Zeit zur Planung
In diesem Zusammenhang: was kann GTD nicht? Die Nachteile:
- Du musst Dich an GTD und die Arbeitsweisen gewöhnen.
- GTD macht nur Sinn, wenn es regelmäßig gemacht wird
- Getting Things Done zeigt dir - wie der Name sagt - welche Dinge zu erledigen anstehen. Es gibt dir jedoch keine Prioritäten vor, Du musst entscheiden wann/was erledigt wird. Das wird auch Thema des nächsten Beitrags.
- Dinge können sich aufstauen. Das wohl größte Problem von GTD, hauptsächlich wenn es nicht richtig angewendet wird. Dies würde wohl ohne GTD auch passieren, vielen fällt es jedoch erst dann auf, wenn Sie die Dinge, die zu erledigen sind, notieren und abarbeiten.
Ok, legen wir los: was brauchen wir?
Das kommt ganz darauf an, wie Du sonst arbeitest. Wenn ihr sonst am PC arbeitet, könnt Ihr GTD auch dort machen. Dafür reichen ein paar Ordner in Outlook, oder eine eigene Todo-Anwendung wie Chandler. Wer bisher seine Termine am Mobiltelefon organisiert, findet vielleicht den richtigen Weg in einer Handy-App. Wer jedoch einem Papierkalender vertraut ist vielleicht mit einem Ordner, Registern und Papier am Besten bedient.
Egal was Du wählst: einzig wichtig ist, dass Du dem gewählten Medium zu 100% vertraust. Unter keinen Umständen dürfen Sorgen aufkommen, dass du vielleicht morgen nicht mehr auf diese Daten zurückgreifen kannst. Für den PC heißt dies: schnell und einfach wiederherstellbare Backups. Evtl. auch in eine Cloud, wo du auch von unterwegs darauf zugreifen kannst. Das sprengt hier aber den Rahmen. Wenn für Dich dann eben Papier als sichere Speichermöglichkeit bleibt: gut, dann halt "plain old paper".
Gehen wir mal davon aus, wir wählen "Papier" als Mittel der Wahl. Die Vorteile von Papier:
Egal was Du wählst: einzig wichtig ist, dass Du dem gewählten Medium zu 100% vertraust. Unter keinen Umständen dürfen Sorgen aufkommen, dass du vielleicht morgen nicht mehr auf diese Daten zurückgreifen kannst. Für den PC heißt dies: schnell und einfach wiederherstellbare Backups. Evtl. auch in eine Cloud, wo du auch von unterwegs darauf zugreifen kannst. Das sprengt hier aber den Rahmen. Wenn für Dich dann eben Papier als sichere Speichermöglichkeit bleibt: gut, dann halt "plain old paper".
Gehen wir mal davon aus, wir wählen "Papier" als Mittel der Wahl. Die Vorteile von Papier:
- Jeder hat es sofort verfügbar.
- Jeder kann damit umgehen.
- Du kannst es recht einfach in Folder oder Ordner ablegen.
- Papier ist recht sicher gegen Zerstörung
- Papier kann man mitnehmen.
Um Papier sortieren und ordnen zu können, benötigen wir einen Ordner und Einlageblätter. Hier findest Du ein paar Beispiele, es geht aber auch mit Handzetteln, Hängeregistern, ...
(Quelle Bilder: amazon.de)
Für den Anfang reicht sicher der Ordner mit einfachen Einlageblättern, der hat zudem noch den Vorteil, dass er um beliebig viele Unterteilungen erweitert werden kann.
Vorbereitung: Einteilung des Ordners:
Wir benötigen mehrere Unterteilungen. Diese sind für den Anfang:
- Eingang: Diesen Ordner hast du bereits im ersten Artikel angelegt, wenn Du meinen Aufgaben gefolgt bist. Am Besten schreibst du jede Aufgabe auf einen eigenen Zettel.
- Nächste Schritte: dort landet (fast) alles, was aktuell zu erledigen ist.
- Projekte: hier landet alles, was mehr als einen Arbeitsschritt bedarf, und deshalb geplant werden muss.
- Warten auf: hier landet alles, was Du delegierst, damit es jemand anderer erledigt.
- Vielleicht/Irgendwann: hier landet alles, was aktuell nicht erledigt werden muss, an das du aber später vielleicht erinnert werden möchtest
- Terminkalender: Es empfiehlt sich, hier Einlegeblätter von 01-31 für das akteulle Monat, und weitere Einlegeblätter von Jänner-Dezember zu verwenden. Somit können die Zettel direkt in den Kalender abgelegt werden.
- Referenzmaterial: Hier kommt alles hinein, was nicht direkt eine Aufgabe ist, sondern zum Erledigen von Aufgaben benötigt wird. Dafür empfehlen sich Hängeregister, oder zB eigene Ordner.
Auf Los gehts los ...
Aufgabe: Schnappt euch am Besten gleich die Aufgaben vom letzten Post, bzw. fangt jetzt mit dem notieren an. Wenn Du beim lesen der kurzen Anleitung hier gleich mitmachst, geht der ganze Prozess schneller in Fleisch und Blut über, beim probieren fällt das alles einfach leichter.Es muss auch nicht vom ersten Zettel weg perfekt sein, gewöhn dir einfach nach und nach das Arbeiten im GTD-System an. Viel Erfolg!
Schritt 1: ERFASSEN:
Jede Aufgabe muss erfasst werden. Eine Aufgabe kann vieles sein: eine Einkaufsliste, eine Gesprächsnotiz, ein Email, ein Brief, eine kurz niedergeschriebene Idee. Deshalb heißt dies in GTD ganz einfach "Dinge/Zeug". Alles landet nacheinander im Eingang, und wird von dort dann in der Reihenfolge des Eingangs (das älteste zuerst) abgearbeitet.
Schritt 2: Durcharbeiten
Dabei wird gleich sortiert. Betrachte dazu dieses Ablaufdiagramm:
Wichtig ist, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Die Aufgabe, die am längsten im Eingang liegt kommt zuerst dran. Dann stellst du dich nacheinander mehrere Fragen wie im Diagramm oben:
- Was ist es? - bei manchen Dingen ist das ganz klar: eine Einkaufsliste sagt: ich muss einkaufen gehn. Bei anderen Dingen ist es etwas komplexer: ein Brief kann zB Werbung sein, die ich wegwerfen kann, oder ein Schreiben einer Versicherung, das ich dringend bearbeiten muss.
- Kann man etwas unternehmen? Es gibt Dinge, die können nicht erledigt werden. Zum Beispiel könnte im Eingangskorb eine Checkliste liegen, für eine Aufgabe die aktuell einfach nicht ansteht. Diese möchte ich mir evtl. behalten, falls ich diese mal benötige. Oder zB eine Werbesendung. Wenn wir auf so ein Ding im Eingang stoßen, entscheiden wir, was wir damit machen:
- Kannst/willst du das später erledigen --> bei Vielleicht/Irgendwann ablegen.
- Benötigst du das für eine andere Aufgabe --> strukturiert im Referenzmaterial ablegen.
- Wenn ich das nicht erledigen möchte und mehr benötige, dann ist es einfach Müll. Ab in die Rundablage.
- Wenn man etwas unternehmen kann, unterscheidest Du ob es eine einzelne Aufgabe ist, oder ob dafür mehrere Schritte vonnöten sind.
Sind mehrere Schritte nötig, nennen wir es ab sofort "Projekt". - Nehmen wir an, es ist eine einzelne Aufgabe.
wenn du das sofort erledigen kannst (< 2 Minuten), dann unterbrich kurz das Erfassen und erledige die Aufgabe. Diese landet dann im Ordner "Erledigt"
Wenn die Erledigung länger dauert, wird diese wieder abgelegt: und zwar ... - im Kalender, wenn diese an einem bestimmten Tag zu erledigen ist (zB ein Meeting)
- in Warten, wenn du die Aufgabe an jemanden delegierst (Wichtig: auf das Delegieren selbst nicht vergessen)
- in den "nächsten Schritten", wenn du die Aufgabe nach dem Erfassen selbst erledigen möchtest.
- wenn jedoch die Aufgabe ein Projekt ist, notiere zu der Aufgabe zumindest den nächsten Schritt, einen Wiedervorlagetermin oder ein "warten auf" (Delegierung), der zum erreichen des Projektes notwendig ist. Natürlich kannst Du auch mehrere Schritte planen, wichtig ist jedoch, dass dieser nächste Schritt dann wie eine einzelne Aufgabe abgearbeitet wird. Sobald dieser Schritt erledigt ist notiere wieder den nächsten Schritt des Projektes.
Schritt 3: Organisieren
Im Schritt 2 haben wir einiges in verschiedene "Körbe" gelegt, und nicht erledigt. Hier folgt die Arbeit, das erledigen der Dinge. Regelmäßig (1x täglich, wöchentlich, ...) müssen diese Körbe durchgesehen werden.
- Nächste Schritte: der Eingangskorb ist leer, jetzt kannst Du dir hier Aufgaben suchen, die zu erledigen sind. Wenn die nächsten Schritte zu umfangreich werden, kann diese auch nochmals unterteilt werden. Zum Beispiel in "Büro", für Arbeiten die im Büro erledigt werden müssen, oder "Telefon" für Anrufe die getätigt werden müssen. Bildet soviele Unterteilungen wie nötig, damit Ihr immer wisst, was Ihr erledigen könnt. Bildet jedoch so wenige Gruppen wie möglich, da diese den Verwaltungsaufwand erhöhen.
- Projekte: habt Ihr es noch nicht erledigt, notiert beim Projekt den nächsten Schritt, legt es auf einen Termin oder delegiert den nächsten Schritt.
- Warten auf: sieh nach, was von den delegierten Dingen erledigt wurde, bzw. wo Du nachhaken musst.
- Vielleicht/Irgendwann: hier kannst du zB wöchentlich nachsehen, ob du eine Aufgabe dieser Kategorie jetzt erledigen möchtest, oder vielleicht inzwischen unwichtig geworden ist. Lege diese Aufgabe entsprechend im System ab
- Terminkalender: Dieser ist - klarerweise - täglich durchzusehen, und zwar zumindest der Folder des selben bzw. nächsten Tages. Auch hier gilt: Sobald eine Aufgabe im Kalender steht wird sie erledigt, bzw. wieder im System abgearbeitet.
Schritt 4: Durchsicht/Kontrolle
Von Zeit zu Zeit wird es euch passieren, dass erledigte Aufgaben nicht sofort in den Folder "Erledigt" abgelegt werden, sondern zB im Kalender vergessen wurden. Schaut zB einmal die Woche in allen Ordnern nach, was vergessen wurde, und sortiert dies richtig ins System ein. Bei den Projekten wird dabei kontrolliert, ob immer ein nächster Schritt notiert wird. Vielleicht wurde auch vergessen, gewisse Eingänge wie Fax, Email, ... in dem Eingangskorb abzulegen. Holt dies in diesem Schritt nach.
Nachschlagewerke / weitere Informationen
Dieser Beitrag ist ein kurzer Abstecher in das GTD-System. Weitere Informationen findet ihr natürlich in den Büchern von David Allen, dem Erfinder von Getting Things Done:
- David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege.
Selbstmanagement für den Alltag. Piper 2007, ISBN 978-3-492-24060-4 - David Allen: So kriege ich alles in den Griff.
Selbstmanagement im Alltag. Piper 2008, ISBN 978-3-492-25191-4 - David Allen: Ich schaff das!
Selbstmanagement für den beruflichen und privaten Alltag.
GABAL 2011, ISBN 978-3-869-36178-9
Weitere Informationen findest du im Internet, auf Wikipedia und unzähligen Seiten zu GTD. Wenn ich Dein Interesse wecken konnte, such einfach mal danach :)
Ausblick
Im nächsten Beitrag werde ich Dir eine Methode zeigen, mit der Du feststellen kannst, welche Aufgaben wichtig und dringend sind, und welche nicht. Genauer: ich werde Dir das Pareto-Prinzip, oder auch 80-20-Regel zeigen. Außerdem werden wir das Pareto-Prinzip anwenden, und am Beispiel Pareto-Analysen durchführen.
Versucht euch doch, in der Zwischenzeit an GTD zu gewöhnen, bis bald,
Euer Floriansays.
